Dans le cadre des services dispensés par PhysioCoop (ci-après notre «entreprise »)
Le présent formulaire de consentement vise à vous informer de l’utilisation que fait notre entreprise des technologies de l’information et de la communication (ci-après TIC) pour la collecte et la conservation de vos renseignements personnels (ci-après RP) dans le cadre de la tenue de votre dossier et la réalisation de services, des risques inhérents à cette utilisation et d’obtenir votre consentement libre et éclairé en lien avec cette utilisation.
Si vous avez une question ou des commentaires relatifs à ce consentement, n’hésitez pas à vous référer à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées se trouvent au bas du présent consentement.
Collecte et conservation de vos renseignements personnels
Dans le but d’assurer une bonne traçabilité et un accès opportun à vos RP aux seules personnes nécessitant un tel accès, nous utilisons les TIC en conformité avec les lois et règlements présentement en vigueur au Québec.
Dans notre entreprise, vos RP sont collectés et/ou conservés à l’aide d’un logiciel permettant d’assurer une bonne traçabilité des services rendus et des accès à vos RP effectués par les membres de notre entreprise. Nous recueillons vos renseignements personnels tels que vos coordonnées afin d’être en mesure de vous contacter et vous facturer nos services. Si vous êtes un client de notre programme communautaire, nous utilisons également vos renseignements personnels liés à votre santé afin de vous fournir un traitement en physiothérapie de façon efficace, sécuritaire et appropriée.
Personnes ayant accès à vos renseignements personnels
Seules les personnes suivantes peuvent avoir accès à vos renseignements:
a) Le personnel de notre entreprise ayant besoin de vos RP dans le cadre de leur emploi et ayant signé une entente de confidentialité en matière de RP des clients;
b) Un fournisseur de service de notre entreprise ayant besoin de vos RP dans le cadre de la prestation de service et ayant signé une entente de confidentialité en matière de RP des clients;
c) Le tuteur légal d’une personne de moins de 14 ans, si cette situation vous implique;
d) La police ou une autre autorité compétente, si la loi le requiert. En plus des personnes ci-haut nommées, une entité impliquée dans des activités de recherche, d’étude, de production de statistiques ou d’une transaction commerciale du cabinet pourrait accéder à certaines données dépersonnalisées (ne permettant pas de vous identifier directement) afin de pouvoir réaliser son travail.
Droit à l’accès et à la rectification de vos renseignements personnels
Vous êtes en droit d’accéder à vos RP et d’exiger une rectification si vous les jugez inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi ou par ce consentement. Pour ce faire, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées se trouvent au bas du présent consentement.
Il est à noter que notre entreprise peut toutefois refuser cette rectification si elle contrevient aux lois et règlements applicables en la matière. Nous vous fournirons alors le justificatif complet menant à ce refus.
Protection de vos renseignements personnels
L’accessibilité à vos RP est protégé au moyen d’un identifiant unique et d’un mot de passe possédé par chacun des membres de notre personnel. Nous sommes donc en mesure d’obtenir la liste complète des accès, consultations, modifications et partages de vos renseignements, ce qui nous permet de surveiller et détecter les problèmes ou les accès non autorisés à vos RP par le biais d’audit.
Durée de conservation de vos renseignements personnels
Vos renseignements personnels seront conservés pendant une durée d’au minimum 5 ans suivant la dernière activité, soit le dernier achat ou service rendu par notre entreprise, tel que prescrit par nos obligations légales.
Droit de retirer votre consentement
Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à la collecte et à la conservation de vos RP en communiquant avec notre responsable de la protection des RP.
Nonobstant ce qui précède, notre entreprise pourrait devoir conserver certains de vos RP pendant la période prescrite par ses obligations déontologiques.
Responsable de la protection des renseignements personnels.
Martin Gagnon, consultant en développement organisationnel
info@physiocoop.ca